Алексей Аверьянов (alex_averyanov) wrote,
Алексей Аверьянов
alex_averyanov

Еще одна система time managment

Ну вот, уже и Крещение отпраздновали ))) Хватит раскачиваться, пора уже "включатся в гонку" для достижения поставленных целей на 2013. Их достаточно, так что - вперед!

У одного моего коллеги - Аркадия Климовского, есть интересная технология планирования рабочего дня и подведения итогов. Попробуйте, возможно она вам придется "по душе"....


Дневное планирование: "чего я хочу от сегодня?"
По просьбам трудящихся выкладываю раздел из моей методички для джедаев и новоиспеченных руководителей про то как составлять план на день что бы всё успеть и не устать.
(версия черновая и кривовата, записана Леной с моих слов на тренинге КМБ, мы решили что доделаем её "как-нибудь потом")

"Вы не любите планировать день? Да вы просто не умеете!" (с) А.



====

Раздел 2: дневное планирование

Зачем нам нужно дневное планирование? Весь его смысл в том, что задач у нас много, а времени мало. И как сделать так чтобы к вечеру все успеть и в то же время оставаться бодрячком. Многие при виде объема задач, начинают их быстрее делать и при этом падает эффективность. Это как если вдруг резко начал бить фонтан и воду надо куда-то деть, ты начинаешь пить воду. Чтобы не идти по такой кривой дорожке, делать много и нигде не успевать, лучше остановиться и все переонжировать.
В данном разделе будет представлен метод дневного планирования от Аркадия.
Важно: чтобы ваш план на день был написан вручную, иначе если он написан в электронном виде, будет велик соблазн копипаста (copy + paste) и задачи будут все время накапливаться, а так будет проще сделать таск (задачу), чем тупо переписывать его с листочка на листочек.

Итак, разбираем все пошагово.

рисблог

рис2
Плановый лист
1. Оформление.
Разделить А4 на 4 области ((1),(2),(3),(4)) как показано на рисунке + справа нарисовать чемоданчик (5). Слева от чемоданчика подписать промежутки времени (каждый час)
2. Составить список задач.
Помнить: при планировании мы все оптимисты! поэтому планировать нужно лайтово. Адекватно оценить количество задач, которые вы способны (физически и морально) выполнить сегодня и которые реально горят, мир рухнет, если это не будет готово сегодня =)

Примечание: половина сегодняшних задач будут перенесены со вчерашнего дня, а недоделанные с сегодняшнего дня задачи будут перенесены на завтрашний лист.
Зам. Все задачи, которые переносятся из дня на день делятся на сложные и ненужные.

Нужно правильно распределить приоритеты : (см. рис.)
(1) - важные задачи, которые дают 20% выхлопа. (которые надо выполнить сегодня)
(2) - текучка - проверить почту, скайп
(3) - задачи, которые возможно сделать сегодня, если останется время (иначе переносим на завтра)
(4) - кайрос - удачный момент стечения обстоятельств. Туда записываем вещи, которые зависят от других факторов, например, если кто-то подойдет или если кто-то позвонит, напомнить о том-то и т.д.

3. Распределить задачи по времени.
(5) - при заполнении чемоданчика в левом столбце надо распределить задачи из областей (1), (2), (3) по часам (в скобках писать примерное количество минут), а в правом столбце что сделано было в реале за этот час.
Примечание : Мы переоцениваем наши возможности в 3 раза, чем мы на самом деле можем сделать за этот промежуток. Всего около 500 минут/день мы проводим на работе, из них 200 пропадают на покушать, передвижения, зависания перед экраном => в таблице остается 300 минут, которые надо эффективно распределить по всем таскам.

4. Дополнительные области.
(6) - орехи - задачи, которые не срочные, но их когда-нибудь надо сделать. Рано или поздно лучше им заняться, чем переписывать (например, купить новый кошелек)
(7) - неожиданные задачи, например, звонки тому-то и помнить то-то.
(8) - просветление - различные мысли (подбадривающие или концентрирующие)
(9) - прикрепленный цветной стикер, куда в течение дня записывается различная информация или черновик завтрашних задач.
(10) - оценить себя : отл, хор, удв, раздолбай! =)


Как контролировать себя в течение дня.
1. Отчет.
Каждый час делать анализ для себя, выполнен ли план на час, если произошли сдвиги, проанализировать почему. (написать это рядом)

2. Позитивно-обратная связь.
Выполнив задание, надо получать удовлетворение от вычеркивания тасков (из списка). Когда наш организм видит, что есть куда стремиться (в данном случае зачеркнуть все в (1) и (2)), у него появляются силы работать дальше.

3. Маленькая награда.
Многие верят, что чем лучше поработал, тем больше ты устал. Это МИФ.
Если ты выжатый как лимон, значит у тебя нарушена система перерывов (20% времени).
Также за каждую выполненную задачу, можно устроить себе маленький дополнительный перерыв или заняться менее важными тасками (из (3)). А если нет жестких рамок по времени или задач мало, можно выбирать самое вкусненькое. =)


4. Способы глобального контроля.
Закон газообразования.
Если посмотреть на колбу с газом, то у верхней границы газ будет скапливаться в более уплотненном варианте. Если спроектировать этот закон на студентов, то получится
Работа похожа на газ, занимает весь предоставленный ей объем, только в некоторых случаях она скапливается под конец дня, а в 6 вечера ваша голова уже не будет свежа, поэтому постарайтесь самые неприятные задачи выполнять с утра, когда сил много.
Чтобы избежать скопления дел и вечных переносов на потом и завтра есть несколько способов себя контролировать :

а) культурный способ (для дисциплинированных).
Нужно с собой договориться о Финише (напр, к 6 часам успеть то-то и то-то), вы ставите значок флажка рядом слева от назначенного времени, чтобы визуально организм понимал, успел - конфетка, нет - нет конфетки. Также можно ставить промежуточный флажок (50% задач к такому часу) .
Если существует внешний дедлайн (как эти флажки), то работа оптимизируется, так как ты можешь договориться сам с собой.

б) тренерский чат.
Создаешь чат и спамишь несколько друзей, чтобы они спрашивали в конце каждого рабочего дня, сколько % от плана ты сделал (только надо договориться с собой, чтобы честно все оценивать). Когда у нас есть зрители, нам стыдно не делать работу хорошо.

в) способ пиф-паф.
Договориться с другом, отправляешь ему копию плана, он присылает смс-ки с текстом пиф-паф, как-будто подстреливает. Если в данный момент времени ты занимаешься не важными делами, а внеплановой халявой (из (3)), то ты ему должен деньги. И лучше деньги отдавать ему сразу, чтобы это мотивировало.

ИТОГИ
В конце дня переписываем несделаные задачи на завтрашний лист. Если есть длинные хвосты, можно завести недельный лист и писать туда задачи, которые могут в какой-то момент при переписке затеряться и забыться.
Tags: тайм-менеджмент, тренинг
Subscribe

  • Трудоголики

    Спустя много лет после ухода из Bacardi, понял зачем Карло Радикати (наш генеральный) в 18-30 выгонял всех из офиса домой. Если сотрудник работает…

  • 75 показателей в продажах

    Какие показатели нужно измеряются в продажах? Ниже вы увидите 75 индикаторов, которые помогут вам создать приборную панель…

  • Какая мудрая мысль :)

    Говорить, что что-то не так, это неуважение к тому, что есть. Если оно так есть, значит в этом есть какой-то смысл (Артем Степанов, МИФ)

  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 1 comment