alex_averyanov

Category:

Воронка подбора

Мало кто в HR не знает, что такое воронка подбора. Это хороший визуальный инструмент для первичного определения проблем в процессе подбора. Она позволяет понять, как протекает процесс, состоящий из нескольких стадий. Если ваш вопрос в определении самой «узкой» части в этом процессе, то воронка как раз то, что надо. В сочетании с метриками, позволяющими еще и время оценить на каждом этапе, у вас появляется реально рабочий инструмент для контроля.Мы сейчас настраиваем на Power BI такой дашборд.

Но и без Power BI вы можете построить воронку подбора, используя обычный excel, и excel «усиленный» надстройкой Power Pivot. Этот пост как раз про эти три способа построения воронки подбора, которые может применить каждый в своих рабочих или учебных целях.В качестве примера использован датасет «данные» из 4840 наблюдений за 2018 год, содержащий следующие переменные:

Дата открытия вакансии;

  1. Дата закрытия вакансии;
  2. Количество кандидатов;
  3. Количество телефонных интервью;
  4. Количество рассмотренных кандидатов;
  5. Количество проверок СБ;
  6. Количество предложений кандидатам;
  7. Количество приёмов;
  1. Структурное подразделение.

    Способ 1. MS Excel                                                                                            Самый простой способ. Первое, что следует сделать – это агрегировать имеющиеся данные, для этого воспользуйтесь сводными таблицами на вкладке «Вставка» для имеющегося набора данных. Перенесите поля («Количество кандидатов», «Количество телефонных интервью», «Количество направленных резюме», «Количество интервью с заказчиком», «Количество проверок СБ», «Джоб оффер выставлен», «Количество приемов») в область значений сводной таблицы, а сами значения отправьте в строки.


В начале логика: мы хотим вывести на экран некий текстовый символ определенное количество раз пропорционально значению в строке, для этого количество событий на каждом этапе воронки надо умножить на некий множитель. Нам понадобится создать этот множитель - вспомогательную величину, которая потребуется для визуализации результатов. Максимальное количество символов (в нашем случае черточек), которое помещается в ячейку excel в этом примере выбрали равным 60, но оно может быть любым числом. Далее считаем по следующей формуле:
=60/ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ("Сумма по полю Количество кандидатов";$A$2)
Теперь можно визуализировать нашу воронку и для этого напишем ряд простых формул, потом воспользуемся простым форматированием. Используем следующую формулу (здесь нам и пригодится тот множитель, который был рассчитан на предыдущем шаге).
=ПОВТОР("|";ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ("Сумма по полю Количество кандидатов";$A$2)*$B$11)
Чтобы результат в строке казался непрерывным выберите шрифт «Britanic Bold» и необходимый размер. Ваш итоговый результат представлен на рисунке далее.

Способ 2. Power Pivot

Excel позволил нам быстро построить воронку подбора кандидатов, не прибегая к сложным расчётам, но у этого подхода есть существенный недостаток – вашу картинку может «сломать» другой пользователь или вы сами захотите расширить исходную сводную таблицу, добавив новый столбец. Вариантов много – исход один – надо всегда проверять, не затерлись ли формулы, не уехали ли ссылки. Можно ли сразу все реализовать в единой сводной таблице и больше не переживать об этом? Как «запихнуть» текст именно как текст в область значений сводной таблицы и реализовать ровно тот же способ, но забыть навсегда о прописывании отдельных формул где-то в стороне от сводной таблицы? Чтобы наша черточка осталась черточкой, а не пересчиталась в число?Это можно, но использовать придется Power Pivot – надстройку для Excel. Power Pivot подключается отдельно в параметрах Excel, в надстройках COM и доступен  пользователем профессиональных версий Microsoft Office (2010, 2013, 2016). У надстройки много преимуществ, и одно из них (не главное, но очень приятное) – вы можете написать формулы, результатом которых будет именно текст (не числовое значение), и выводя эту формулу (меру языком powerpivot) в область значений вы увидите именно текст. Попробуйте кто не знал и создайте меру:
Test for text:="Hellow word"
А теперь выведете ее в сводную таблицу, например, как тут:

Вы видите куда ее «определили» в сводной таблице и что мы получили на выходе. Мы не увидели ни одного числа, мы увидели именно текст. Именно эта особенность работы с power pivot и даст возможность построить более «устойчивую» визуалку для воронки подбора. Логика визуализации та же самая, что и в excel, просто теперь это становится элементом сводной таблицы.Что делаем:1.Загружаем исходные данные.2. Создаем таблицу дат. Очень сильно пригодится, если вы захотите гибко фильтровать отчет по временным периодам. Он может быть создан рядом способов.
1. Пишем формулы для расчета мер на языке DAX.Усложним условия – если вакансия закрылась в январе или осталась активна на 31.01, то выбирая в фильтре январь (или любой другой период), мы должны увидеть в воронке все события по этой вакансии, даже если они случились в прошлом году. То есть дата самого события (интервью, собеседование) здесь уже уходит на задний план. Но тут у кого как поставлена задача, вариантов много.Задачу позволяют решить следующие формулы для каждого этапа воронки (приведена только первая, но они все есть в прикрепленном файле). Формулы можно переписать гораздо более оптимально, но в таком виде более понятна логика самого расчета.
Общее количество кандидатов (кол-во):=
--для закрытых вакансийCALCULATE(SUM('данные'[Количество кандидатов]);FILTER('данные';'данные'[close_date]>=MIN('calendare'[RepDate])&&'данные'[close_date]<=MAX('calendare'[RepDate])))+--для открытых вакансийCALCULATE(SUM('данные'[Количество кандидатов]);FILTER('данные';ISBLANK('данные'[close_date])&&'данные'[start_date]<=MAX('calendare'[RepDate])))
….
Нам вновь понадобится множитель, для этого создадим меру
Множитель:=60/[Общее количество кандидатов (кол-во)]
Как и в Способе 1 визуализация будет осуществлена с помощью символа «|», приведём первые две формулы:
1. Общее количество кандидатов:
=REPT("|";[Множитель]*[Общее количество кандидатов (кол-во)])
2. Телефонные интервью:
=REPT("|";[Телефонные интервью (кол-во)]*[Множитель])
Нам также хотелось бы знать конверсию кандидатов от общего числа кандидатов на каждом этапе, пример формулы:
Конверсия в рассмотрено кандидатов:=[Рассмотрено кандидатов (кол-во)]/[Общее количество кандидатов (кол-во)])
и конверсию от предыдущего этапа к следующему, пример формулы:
Конверсия с этапа тел. интервью в рассмотрен. кандидатов:=[Рассмотрено кандидатов (кол-во)]/[Телефонные интервью (кол-во)])
Визуализируем, подключим срезы, временные шкалы на вкладке «Вставка» и получим результат, представленный на рисунке ниже.

Способ 3. Power BI 

Шаги идентичны способу 2. Нам потребуется загрузить данные в Power BI и создать календарь. В том случае, если вы выполнили Способ 2, то вы можете открыть ваш «xlsx» файл через Power BI и получить готовую модель со всеми таблицами и мерами, останется только сверстать дашборд. Если нет, то понадобится написать формулы для расчёта метрик по каждому этапу и это будут единственные меры, что нам потребуются. Power BI и Power Pivot использует один и тот же язык DAX, соответственно формулы будут аналогичными.В Power BI есть готовая диаграмма в виде воронки, в которую мы передаём наши меры, и никаких дополнительных упражнений не требуется.


Ещё раз посмотрим на полученный результат:

Заключение Несмотря на то, что задачу построения воронки подбора персонала нельзя отнести к глубокой аналитической работе, тем не менее это повседневная необходимость для HR-руководителей, рекрутеров и специалистов ответственных за подготовку отчётов в компании. Возможность самостоятельного построения такой воронки существенно облегчает работу для них, а также может стать первым шагом на пути решения уже более серьёзных аналитических задач, к примеру, поиску ответа на вопрос: почему на данном этапе воронка приобретает такой вид, а на следующем этапе иной?Нами были представлены три способа построения воронки подбора персонала, которые может использовать каждый HR, в зависимости от удобства и предпочтений.

Файл с учебными данными «Пример построения воронки подбора.xlsx» (в файле доступны решения для Способов 1 и 2 с расчётом всех формул.) 

(с) Бабушкин

Error

default userpic

Your IP address will be recorded 

When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.